Arquivamento em lote

Módulo Gestão Documental
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Boa tarde,

seria possível criar a função de arquivamento em lote para os processos pendentes de arquivamento?

Utilizamos o SEI desde 2015 e temos um passivo de pelo menos 250 mil processos aptos a serem arquivados. Estamos enfrentando dificuldades com as unidades geradoras para que realizem o arquivamento dos processos e assim a unidade avaliadora possa iniciar o trabalho de verificação de classificação. Temos unidades com mais de 30mil processos para serem arquivados.
O arquivamento em lote seria para tratar essa massa documental. Poderia haver um corte temporal para uso dessa funcionalidade.

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Acredito que pelo menos para os processos pré implementação do módulo de gestão essa função é essencial. Existe uma massa documental acumulada e é inviável o arquivamento individual. Minha sugestão é fazer uma data de corte para essa função (sendo possível para documentos de 2024 para trás). Isso ajudaria demais!

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Prezadas, boa tarde! Obrigada pelas sugestões.

A equipe do PEN já possui a demanda citada em seu backlog, o que ocorre é que a funcionalidade de arquivamento é utilizada tendo por base a seleção de justificativas que são individuais para cada processo. Diante disto, consideramos não ser possível a implementação do arquivamento em lote.

Vocês poderiam nos falar um pouco mais sobre como visualizam o estabelecimento de datas de corte, para que possamos analisar a possibilidade?

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Prezada Duane, boa tarde.

Entendemos a preocupação técnica quanto à necessidade de justificativas individuais e gostaríamos de detalhar melhor nossa proposta sobre o estabelecimento de uma data de corte para o arquivamento em lote.

O que sugerimos é a criação de um marco temporal que permita tratar toda a documentação anterior a determinada data como Massa Documental Acumulada. Para esses processos, seria aplicada uma justificativa única de arquivamento, válida para todos, sem necessidade de seleção individual por unidade. O objetivo é apenas retirar esses processos das pendências de arquivamento, para que possam ser posteriormente analisados e classificados por uma equipe especializada em gestão documental.

Alguns pontos importantes:

  • Uso pontual da funcionalidade: a data de corte seria informada apenas uma vez pelo órgão, evitando que o arquivamento em lote se torne rotina.
  • Flexibilidade para cada órgão: cada instituição poderia definir se deseja utilizar o arquivamento em lote e, em caso positivo, indicar a data de corte mais adequada (por exemplo, processos anteriores a 2024).
  • Capacitação e correção de fluxo: após a definição da data de corte, os novos processos seguirão o fluxo correto de arquivamento individual, já com as unidades capacitadas. O passivo acumulado, por sua vez, será tratado por equipes responsáveis pela gestão documental.

Então nossa sugestão se estrutura nos seguintes pontos:

  • Justificativa Padronizada para o Passivo: Para os processos anteriores à data de corte, propomos a aplicação de uma justificativa única e sistêmica, como: “Arquivamento de massa documental acumulada para tratamento centralizado pela unidade de gestão documental”. Isso resolve a questão da individualização, permitindo que o sistema registre um motivo válido para o lote. E eliminaria a necessidade de análise individual pelas unidades geradoras, que hoje enfrentam volumes inviáveis.

  • Marco Temporal como Evento Único: A funcionalidade não seria rotineira, mas uma opção de configuração única do módulo (algo como, deseja permitir o arquivamento em lote? Se sim, indique a data de corte e a justificativa a ser utilizada). O órgão indicaria uma data limite (ex: 31/12/2024) e o sistema liberaria o arquivamento em lote exclusivamente para esse estoque histórico. E essa indicação de data de corte seria feita apenas uma única vez, não permitindo que o órgão use essa alternativa novamente.

  • Segregação e Segurança do Trabalho: O objetivo é retirar o volume crítico das unidades geradoras, para que a unidade avaliadora (ou equipe especializada) possa realizar o trabalho técnico de classificação e verificação de forma centralizada. Uma vez arquivados em lote, os processos passam ao acervo sob responsabilidade da equipe de Gestão Documental (CPAD ou contratada), garantindo que não haja eliminação indevida e que o tratamento seja feito de forma segura.

  • Fortalecimento da Cultura de Gestão: Com o passivo tratado, as unidades podem se dedicar exclusivamente ao fluxo correto de arquivamento individual dos processos novos. Isso aliado à criação de novos tipos de processos adequados e com sugestão de classificação correta.

Em resumo, a data de corte separa o estoque histórico (tratado em lote) do fluxo futuro (tratado individualmente), viabilizando a adoção do módulo em órgãos com grandes massas documentais sem sobrecarregar as unidades finalísticas.

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