Fala, Comunidade PEN! 
Tá rolando o painel Gestão de grandes estruturas no SEI: MGI e MCTI e você ficou com aquela dúvida martelando?
Este aqui é o espaço pra perguntar sem medo! É só clicar em “responder” e deixar sua pergunta — nossa equipe e os palestrantes estão de prontidão pra te responder rapidinho! 
1 curtida
Qual a ferramenta usaram para bloquear processo ? com essa duplicação da base.
1 curtida
Boa tarde. Prezadas, vocês já criaram unidades informais para Comissões ou Comitês no SEI? Se sim, vocês habilitaram a assinatura nessas unidades?
1 curtida
Quando muda o nome das unidades, vocês fecham o fundo e criam uma nova ou somente mudam o nome? A experiência que eu tive para mudar o nome da unidade muda o nome em todos os processos pregressos.
1 curtida
Como é feita a classificação desses processos macrotema??
Como o ColaboraGov lida com passivo dos Ministérios que migram para o Sei do MGI/ColaboraGov?
Boa tarde gente
Eu sou gestor do SEI na Funarte
Estava conversando com o Pedro após o evento e relatei a ele como na Funarte também passamos pela necessidade de estabelecer procedimentos de migração.
Para fazer isso nós construímos um checklist em conjunto com o Arquivo Nacional com todo o passo a passo da migração.
Dito isso, coloco-me à disposição para conversarmos sobre a possibilidade da Funarte ajudar em um script de migração
Deixo aqui meu contato felipe.lourenco@funarte.gov.br
A pergunta foi respondida pelo palestrante, e o texto a seguir corresponde à transcrição da resposta extraída do vídeo da apresentação, reescrita com o apoio de inteligência artificial.
"Então, como eu falei, a gente cria, sim, unidades informais, mas faz essa análise. Normalmente, o que mais se cria de unidades informais são as de apoio. Dei o exemplo aqui também do protocolo, que é a própria realidade nossa na coordenação.
Também tem os núcleos de arquivo. Hoje a gente tem o serviço de arquivo e faz a gestão de cinco núcleos, que são dos órgãos que vieram do Ministério da Economia. A gestão é nossa.
Por exemplo, a gente cria o Searq — Serviço de Arquivo Núcleo J — porque ali a gente sabe que são documentos do MDIC. Núcleo F, a gente sabe que são documentos do MPS. E isso a gente fez também pensando em quê? Numa futura separação. Assim, a gente sabe que tudo que foi tratado aqui é do acervo do MDIC. Então, “toma o MDIC, é seu”. “Toma o Ministério da Previdência, é seu.” Isso facilita.
Na questão dos conselhos, tem alguns que são da estrutura do órgão, regimentalmente, então a gente cria. E outros são diferentes, por exemplo, quando o ministro faz parte de um conselho com a Presidência da República. Nesse caso, a gente cria uma caixa no SEI, dá acesso ao ministro e aos conselheiros nomeados, mas com perfil de colaborador — que não permite assinatura de documentos. Eles acessam, mas não assinam.
A gente está revisando nossa norma agora. A instrução normativa está em vias de sair, está indo para a Conjur essa semana. Nela, a gente colocou essa questão dos conselhos, principalmente por conta dos conselhos do Ministério da Fazenda, como o CRSFN, que tem a CVM, o Banco Central e outros órgãos que fazem parte.
Estamos atualizando a norma para que a gente tenha respaldo legal e eles possam ter acesso ao nosso SEI com permissão de assinatura. Mas, por enquanto, pela norma vigente, eles só vão ter o perfil básico. A gente tem mantido assim, com o perfil de colaborador.
Tem reclamação? Tem. Tem briga? Tem. Mas, como a gente tem a norma — e é o que as meninas falaram, a importância da normatização —, fica mais fácil se respaldar. A gente diz: “eu tenho uma norma que preciso cumprir”. E como estamos atualizando, a gente vai conseguindo contornar essas situações."
A pergunta foi respondida pelo palestrante, e o texto a seguir corresponde à transcrição da resposta extraída do vídeo da apresentação, reescrita com o apoio de inteligência artificial.
"Não, foi desenvolvido um script próprio, com requisitos específicos, que levava em consideração o NUP, onde o processo foi aberto, onde foi encerrado, por onde tramitou, qual o assunto e o tipo de processo que a gente tinha. Aí foi desenvolvido esse script específico, que rodou nas duas bases duplicadas ao mesmo tempo.
Na época, eu estava com as colegas do MCTI, só que pelo lado do MCOM. Era um script que tinha que rodar nas duas bases. Eu já estava de saída, mas era um script que precisava ser executado diretamente no banco de dados. Ele funcionava assim: se você identificasse que o processo era do MCOM, o script aplicava um bloqueio no processo correspondente lá no MCTI. E se fosse o contrário — um processo do MCTI —, ele aplicava o bloqueio no MCOM.
Deixa a minha chefe complementar, senão parece que foi uma coisa simples. Não foi. O trabalho que fizemos foi grande. Eu lembro que o Pedro ficava lá do outro lado, e foi todo um trabalho de levantamento de regras de negócio com os times.
Com licença, gente — foi feito para que a gente identificasse esse “de/para”. As meninas passaram os requisitos para que conseguíssemos identificar e materializar isso no script, deixando muito claro que os dados seguiam essas regras. Teoricamente, tudo seria MCTI ou tudo seria MCOM. Então, tivemos todo esse trabalho, que demorou bastante. Fizemos muitas reuniões para levantar todas essas regras.
Coincidentemente, a gente estava falando há pouco com a Cíntia sobre o famoso “migrador”, que é uma coisa muito, muito complexa. Percebemos isso justamente nessa discussão do de/para, desse script e do levantamento dessas regras. Porque, se tudo estivesse muito organizado — como a Raissa falou, que isso ajuda demais numa eventual separação —, até seria mais fácil. Mas, geralmente, não é.
Normalmente, não há um padrão de siglas, nomenclaturas ou definições, e isso dificulta muito na hora de uma migração. Por isso, esse script foi trabalhado dentro dessa estrutura.
Posso pegar esse script e replicar para vocês? Não, não vai funcionar, porque cada órgão tem suas especificidades. É por isso que esse trabalho de migração é tão complexo: a gente precisa levantar cuidadosamente as regras de negócio para entender que, quando eu bloquear o processo de lá, ele vai estar exclusivamente na outra pasta.
Esse trabalho foi feito, e a gente ainda funcionou como multi-órgão por um tempinho."
A pergunta foi respondida pelo palestrante, e o texto a seguir corresponde à transcrição da resposta extraída do vídeo da apresentação, reescrita com o apoio de inteligência artificial.
"Bom, a gente tem essas mudanças de estrutura regimental com frequência. O que a gente analisa? Por exemplo: recentemente, tivemos uma lá na Diretoria de Administração e Logística. Mudou por completo. Então, a gente analisou a coordenação-geral — ela só mudou de nome, mas as atividades ficaram as mesmas. Nesse caso, a gente só altera realmente o nome da unidade.
Ah, mas e se as atividades dessa coordenação-geral em específico foram subdivididas? Aí o que a gente faz: fecha a unidade anterior e cria duas novas. Assim, conseguimos manter o que era do passado e o que é o novo para hoje.
Então, a gente analisa mesmo cada caso concreto. Não tem uma regra geral. É sempre assim? Não. Vai depender da reestruturação que está sendo feita com a publicação do decreto.
É basicamente a mesma coisa que a gente faz sempre — acho que não tem muito como fugir disso. Mas a gente também dá um prazo quando vai encerrar uma unidade. Quando ela vai deixar de existir e suas competências foram distribuídas ou repassadas para outra unidade, a gente dá um tempo para os usuários fazerem a migração e o envio dos processos, para esvaziarem a unidade.
Como temos muitas mudanças em todos esses órgãos que a gente administra, criamos um perfil específico só para fazer esses envios de processos. Então, damos aproximadamente 15 dias para eles fazerem esses tratamentos. A unidade deixa de ficar disponível para recebimento de processos, e os perfis das pessoas que estão ali servem apenas para fazer o envio.
A autoridade máxima dessas unidades indica para a gente para onde vamos fazer a migração das informações — dos blocos internos, blocos de assinatura —, para fazer toda essa migração de dados.
É basicamente isso."