E aí, Comunidade PEN! 
Está acompanhando o painel Módulo de Gestão Documental SEI- Boas práticas a partir do projeto piloto e pintou uma dúvida?
Este espaço é todo seu! Use os comentários pra perguntar, sugerir ou trocar ideias. A equipe do PEN e os palestrantes estão por aqui e prontos pra conversar. Vamos nessa? 
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Boa tarde! Na minha instituição, a UFCSPA, ocorre muito do usuário concluir indevidamente os processos, o que faz com que o processo “suma” e nunca mais seja respondido. Dessa forma estipulamos que todos os processos finalizados devem ser tramitado para a divisão de arquivo. Isso se resolveria com o módulo de gestão?
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Isso parece recorrente mesmo isso também ocorre na UTFPR além dos eternos documentos ou processos preparatórios
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Como o módulo de Gestão Documental trata os processos arquivados considerando a classificação arquivística/temporalidade, isto é, o que é feito com esses arquivos? Há uma mudança de status para indicar oq pode ser eliminado?
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Levando-se em consideração que o módulo não aceita contagem de prazo a partir de um evento, como está sendo tratado os códigos que tem essa especificidade?
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A situação de grande volume de processos é uma realidade que deveria ter alternativa. Unidades com mais de 80 mil processos concluídos comprometerá a viabilidade do módulo.
Por que não adicionar regra de contagem do tempo a partir que o processo esteja 100% concluído pelos anos da temporalidade?
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Gostaria que fosse falado sobre a Eliminação de Documentos. Tenho receio que boa parte da memória institucional pode se perder com a eliminação de um processo, dificultando a aprendizagem de novas equipes ou o rastreamento de ocorridos em um tempo maior que o tempo de vida do processo.
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Diante da ausência de termos conclusivos em processos e reconhecendo a vulnerabilidade dos processos antigos à extinção de unidades e à rotatividade de pessoal, como podemos atenuar os impactos?
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Temos necessidade de tratamento de acervo de forma regional. Tem previsão de atuar por UF?
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Agora com o módulo de gestão documental o CONARQ reconhece o SEI como um GED ou ainda faltam funcionalidades a serem implementadas para ele atender os requisitos de um GED?
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A pergunta foi respondida pelo palestrante, e o texto a seguir corresponde à transcrição da resposta extraída do vídeo da apresentação, reescrita com o apoio de inteligência artificial.
"Já está no nosso backlog, tá, pessoal? Estamos trabalhando nisso e essa melhoria estará disponível em versões posteriores do módulo. É algo que certamente entendemos como uma necessidade — compartilhamos da mesma dificuldade que vocês — e, por isso, já incluímos no backlog. "
A pergunta foi respondida pelo palestrante, e o texto a seguir corresponde à transcrição da resposta extraída do vídeo da apresentação, reescrita com o apoio de inteligência artificial.
Sim, após a mudança de status, o processo arquivado é encaminhado para o arquivo da unidade, onde permanecerá enquanto estiver cumprindo o prazo corrente. Depois de concluído esse prazo, o processo segue para uma nova etapa, que envolve a análise dos arquivistas para conferência da classificação.
Atualmente, o SEI não permite remover uma classificação já atribuída ao processo. Portanto, nessa etapa, deve-se escolher a classificação correta. Em seguida, o processo avança para as fases seguintes — como a elaboração da listagem de eliminação. O módulo verifica se o documento está devidamente assinado para, então, permitir a publicação e a geração do edital de ciência. Somente após transcorrido todo o prazo — que, no caso do governo federal, é de 30 dias — é autorizada a eliminação.
É importante destacar, como o Pedro mencionou, que nas versões anteriores à 4.1 do SEI não havia a funcionalidade de eliminação. A partir da versão 4.1, o próprio SEI passou a contar com esse recurso, que utilizamos para efetuar a eliminação dos processos. Esses processos ficam marcados como “para eliminação”, e o sistema só permite eliminar aqueles efetivamente destinados à eliminação — não sendo possível eliminar processos classificados como de guarda permanente.
Olá, @neijobson !
As funcionalidades de avaliação e arquivamento em lote estão sendo estudadas pela equipe do PEN para compor versão futura do módulo, para que o usuário tenha maior agilidade ao arquivar e avaliar os processos no módulo.
Quanto á sua sugestão de inclusão de nova regra, poderia explicar de forma mais detalhada?
Boa tarde, Ariel! Tudo bem?
Com o módulo instalado, os processos concluídos passam a aparecer em uma nova tela chamada “Pendências de Arquivamento”, na última unidade que os concluiu.
Nela, é possível realizar o arquivamento de forma prática e organizada. Saiba mais aqui:4. Menu Pendências de Arquivamento
Oi Lídia, tudo bem? Vamos lá:
Quando um processo é arquivado, começa a contagem do prazo de guarda, e ele passa a aparecer na tela “Arquivo da Unidade”.
Assim que o prazo corrente é cumprido, o processo é transferido automaticamente (com o devido registro dos metadados, conforme orienta o e-Arq Brasil) para a tela de “Avaliação de Processos”.
Nessa etapa, a equipe de gestão documental do órgão pode fazer a avaliação e definir a destinação final:
Eliminação – os processos podem ser listados e eliminados após a avaliação;
Recolhimento – para esses casos, a equipe do PEN está desenvolvendo novas funcionalidades que estarão disponíveis em versões futuras.
Quer entender melhor como tudo funciona? Confira os tutoriais do módulo neste link:
Módulo de Gestão Documental no SEI – Tutoriais
Olá @RAQUELINE_LEMES_DE_J , tudo bem?
De fato, atualmente isto não é possível devido a uma limitação no core do SEI. A equipe do PEN está trabalhando para inserir a funcionalidade de gestão de eventos condicionantes em uma versão futura do módulo e manteremos vocês informados, ok?
Hey, @paulovictor ! Tudo bem?
A eliminação de documentos é uma etapa importante do ciclo de gestão documental e segue as regras definidas nas tabelas de temporalidade.
Somente são eliminados os processos que já cumpriram o prazo de guarda e cuja destinação final seja realmente a eliminação — ou seja, aqueles que não precisam ser preservados permanentemente.
Mesmo após a eliminação, o registro do processo é mantido em guarda permanente, permitindo que as informações sobre o que foi eliminado continuem disponíveis para consulta.
Olá, @UELINTON_LIMA_SILVA ! Tudo bem?
Sobre a extinção de unidades, o módulo tem como regra negocial que, quando a última unidade na qual o processo foi concluído for extinta, ele poderá ser arquivado pela penúltima unidade a concluí-lo e assim por diante. No caso de todas as unidades pelas quais o processo tramitou serem extintas/inativadas, é possível ainda consultar o processo na tela Acervo Global de Pendências de Arquivamento.
O módulo já se encontra disponível para os órgãos e entidades da Administração Pública Federal Direta, Autárquica e Fundacional com time criado no GitHub. Aqueles que ainda não tem o Time no GitHub precisam aderir ao PEN seguindo os passos da trilha de adesão, disponível por meio do link.
Os entes federativos aderentes ao Programa Nacional de Processo Eletrônico (ProPEN) já possuem o acesso ao módulo através do time no GitHub. Caso o Estado não seja aderente ao ProPEN, o módulo só será disponibilizado após formalizada a adesão ao Programa, conforme Trilha de Adesão ao ProPEN.
Olá, Maurílio! Tudo bem ?
Eu diria que o SEI é um Sistema de Negócio que possui requisitos de SIGAD implementados. Apesar disso, ele ainda não atende plenamente aos requisitos obrigatórios do e-ARQ Brasil. A equipe do PEN tem trabalhado para que o módulo esteja cada vez mais aderente aos requisitos do e-Arq Brasil.