Olá, Comunidade PEN! 
Este tópico é exclusivo para as dúvidas sobre A experiência de uso do SEI no Ministério das Relações Exteriores.
Tem algo que não ficou claro? Manda aqui nas respostas! Nossa equipe e os palestrantes estão acompanhando e vão responder o quanto antes. 
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Na utilização do SEI, a questão que vocês tinham de gerar documentos sem processo, como foi resolvida?
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Qual o critério para escolher a Dataprev para instalar o SEI do MRE, em detrimento de fazê-lo usando a infraestrutura de TI do Ministério?
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Foi dito na apresentação sobre a questão da resistência e problemas inerentes à treinamento para com os Servidores, não seria interessante estabelecer fluxos processuais e inseri-los em POPs(Procedimentos Operacionais Padrão) para facilitar a utilização do SEI?
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Que recomendações o MRE daria a outros órgãos que ainda estão em fase de implantação do sistema?
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Palestra divertida, nos mostra que boa parte das instituições que passam pelo processo de implantação do SEI têm problemas semelhantes. Quanto a dificuldade de garantir que as pessoas usem o sistema, talvez seja importante que a alta administração do órgão demonstre a aderência para toda organização. Vocês tem esse apoio?
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Temos equipes regionais . Temos como trabalha a gestão documental por UF?
A pergunta foi respondida pelo palestrante, e o texto a seguir corresponde à transcrição da resposta extraída do vídeo da apresentação, reescrita com o apoio de inteligência artificial.
Palestrante Pedro:
Eu acho que isso faz parte dessa transição cultural, né? De entender tudo como processo administrativo, porque, na verdade, tudo é um processo administrativo — até um pedido de férias que um servidor faz é um processo administrativo.
Nós mantemos o sistema de comunicação com o exterior, que é o Exped. Daqui de Brasília, fazemos despachos ou circulares telegráficas para o exterior e recebemos de volta telegramas dos nossos postos. Esses são documentos separados; eles eventualmente integram um conjunto documental, mas não necessariamente um processo com início, meio e fim.
No momento, a utilização do SEI no MRE está voltada principalmente para processos administrativos. São processos com um documento inicial e documentos auxiliares. Uma coisa muito importante que o SEI trouxe pra gente foi a comunicação pelo TRAMITA com a nossa consultoria jurídica, que é um órgão da AGU. Então, tramitamos para a Conjur/MRE, mas o processo cai lá no Sapiens da nossa consultoria jurídica e depois retorna pra gente.
Já documentos singulares, no SEI, a gente usa basicamente para ofícios — como o Renato estava dizendo. Por exemplo, em um processo administrativo em que precisamos fazer um extrato e enviar por ofício, a gente gera o ofício em um processo separado, faz a referência, coloca ali como apensado ao processo original e encaminha apenas o ofício.
Mas, no SEI, a gente não tem usado muito para documentos internos.
A pergunta foi respondida pelo palestrante, e o texto a seguir corresponde à transcrição da resposta extraída do vídeo da apresentação, reescrita com o apoio de inteligência artificial.
A escolha pela instalação do SEI no MRE por meio da Dataprev foi uma decisão tática e estratégica. Em outubro de 2023, estávamos em um momento em que precisávamos avançar rumo a um processo eletrônico mais disseminado, com assinatura eletrônica mais difundida e uma comunicação mais integrada com a Esplanada, por meio digital.
Poderíamos ter feito a instalação na nossa própria infraestrutura de TI, como fazemos com outros sistemas por exemplo, o PGD. Mas uma das razões que contribuíram para a decisão de contratar a Dataprev foi justamente o tempo que levamos para implantar o PGD internamente e passar por todo o processo de homologação e segurança da área de TI. Acho que foram uns três meses e já não aguentávamos mais.
Nós também fomos, se não me engano, o último ministério a aderir ao PGD. Então, ficamos um pouco traumatizados com essa experiência. Além disso, nossa área de TI apresentava alguns argumentos de resistência ao SEI.
Diante disso, foi uma decisão tática do meu chefe, o Secretário de Administração, para agilizar o processo: “vamos resolver isso rapidamente”. E deu certo. Hoje, as áreas estão totalmente integradas a TI dá suporte ao SEI, ajuda na gestão junto com as áreas de Comunicação e Arquivo, mas, naquele momento, a decisão foi fundamental para destravar o projeto.
Isso não descarta que, no futuro, a gente possa fazer a instalação do SEI na nossa própria infraestrutura. Esse é um projeto em perspectiva. Existe, claro, a questão do custo. A gente estava até conversando sobre isso na semana passada: o custo de contratar o SEI pela Dataprev não é tão elevado, e o custo-benefício é muito favorável.
Como já falamos antes, pretendemos, eventualmente, depois que o sistema estiver mais maduro e totalmente consolidado no MRE, fazer essa adoção interna. Até porque temos a possibilidade de desenvolver nossos próprios módulos, e acreditamos que podemos contribuir com a comunidade SEI com soluções próprias quem sabe até com um módulo específico para comunicação com o exterior, por exemplo.
A pergunta foi respondida pelo palestrante, e o texto a seguir corresponde à transcrição da resposta extraída do vídeo da apresentação, reescrita com o apoio de inteligência artificial.
Palestrante Pedro:
O SEI é um sistema amplamente customizável. Lembro que, no início, quando ainda estávamos enfrentando as dores da implementação, alguns chefes de divisão queriam que constasse na assinatura eletrônica “chefe da divisão X” ou “chefe da divisão Y”.
Nós explicamos que isso não seria viável, porque teríamos que cadastrar cerca de 250 chefias e atualizar tudo a cada mudança na estrutura regimental. Então, deixamos essa opção apenas para os secretários que são dez, pois conseguimos administrar melhor.
Essa foi uma decisão de negócio lá no começo, que impactou as pessoas, né? Afinal, elas estavam acostumadas a assinar com o cargo e toda a formalidade associada.
Atualmente, ainda enfrentamos muitas dúvidas sobre a tramitação de ofícios. Como o Renato comentou, algumas unidades preferem enviar o ofício por e-mail, porque não conseguem localizar, no TRAMITA ou na árvore de unidades, o destino correto ou o equivalente na estrutura.
Isso faz parte de um processo que o Renato vai conduzir, como chefe da Divisão de Comunicação, que é a criação de uma espécie de manual. Inicialmente, pensamos em uma portaria normativa, com a governança do SEI no MRE, definindo as regras de negócio tanto as gerais, que valem para todos, quanto as específicas do ministério, orientando, por exemplo, o que pode e o que não deve ser feito.